การเป็นเจ้าของคอนโดมิเนียม หรือที่เรียกว่าเจ้าของร่วมห้องชุดนั้น ไม่เพียงแต่จะใส่ใจแต่เรื่องภายในห้องของตัวเอง แต่ควรจะทราบเรื่องสำคัญขั้นพื้นฐาน หลังจากได้รับโอนห้องชุด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของระเบียบข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุดฯ ระเบียบการพักอาศัย และความเข้าใจในรูปแบบการบริหารงานของนิติบุคคลอาคารชุดฯ
ปัจจุบันรูปแบบการพักอาศัยของคนเมืองเริ่มหันไปลงทุนในการซื้อหาห้องชุดมากขึ้น จากเดิมที่ผู้คน เลือกเช่าหอพัก อพาร์ตเมนต์กัน ก็เริ่มหันมาเลือกลงทุนในการซื้อห้องชุด ซึ่งมีขนาด ราคา และทำเลที่มีความสะดวกสบายมากขึ้น สาเหตุที่ผู้คนเลือกลงทุนข้างต้น เนื่องจากต้นทุนค่าใช้จ่ายรายเดือนใกล้เคียงกับต้นทุนในการผ่อนดอกเบี้ยกับธนาคารในการซื้อห้องชุด อีกทั้งคอนโดมิเนียมในปัจจุบันมีหลากหลายราคา ให้ได้เลือกตามความเหมาะสม และเป็นเจ้าของได้ง่ายขึ้น
แต่การเป็นเจ้าของคอนโดมิเนียม หรือที่เรียกว่าเจ้าของร่วมห้องชุดนั้น ไม่เพียงแต่จะใส่ใจแต่เรื่องภายในห้องของตัวเอง แต่ควรจะทราบเรื่องสำคัญขั้นพื้นฐาน หลังจากได้รับโอนห้องชุด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของระเบียบข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุดฯ ระเบียบการพักอาศัย และความเข้าใจในรูปแบบการบริหารงานของนิติบุคคลอาคารชุดฯ หนึ่งในเรื่องสำคัญเบื้องต้น หลังจากที่เราได้รับทราบถึงข้อบังคับระเบียบและการบริหารงานของนิติบุคคลฯ แล้ว เราอาจจะมีคำถามหรือข้อสงสัยหลายเรื่อง หรือข้อสงสัยในระเบียบข้อบังคับต่างๆ ทั้งนี้ คำถามหรือข้อสงสัยเหล่านี้จะเป็นประโยชน์กับส่วนรวม หากเรานำมาสอบถามหรือแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วมฯ ซึ่งตามกฎหมาย กำหนดให้นิติบุคคลอาคารชุดฯ จะต้องจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมครั้งแรก ภายใน 180 วัน หลังจากทำการโอนเสร็จสิ้น
การประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมครั้งแรก จะมีวาระสำคัญต่างๆ ในการพิจารณา และลงมติร่วมกันระหว่างท่านเจ้าของร่วม ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นประโยชน์กับเจ้าของร่วมทุกคน ในการอาศัยอยู่ร่วมกัน ซึ่งในการประชุมจะให้เจ้าของร่วมทุกคนลงเสียงเพื่อรับรองวาระต่างๆ ดังนี้
1. รายงานผลการดำเนินการฝ่ายจัดการฯ
ในรอบปีที่ผ่านมา ฝ่ายจัดการได้มีการดำเนินการทางด้านต่างๆ ทั้งงานบริหารจัดการ งานช่าง งานดูแลความสะอาด รักษาความปลอดภัย การกำจัดแมลง และการปรับปรุงกายภาพต่างๆ ในบริเวณโดยรอบโครงการ โดยวาระนี้ได้รายงานให้ทราบถึงผลการดำเนินงานในช่วงรอบปีที่ผ่านมา
2. การรับรอง/แต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดฯ (ทุก 2 ปี) *สำหรับอาคารชุดเท่านั้น
ซึ่งได้รับการจดทะเบียนขึ้นมาพร้อมกับนิติบุคคลฯ ซึ่งโดยทั่วไปผู้จัดการนิติบุคคลฯ รายแรก จะเป็นตัวแทนของทางเจ้าของโครงการ ท่านเจ้าของร่วมควรจะศึกษา การบริหารงานของผู้จัดการนิติบุคคลฯ (ซี่งอาจเป็นตัวแทนของโครงการ, บริษัทบริหาร, เจ้าของร่วม หรือบุคคลอื่นๆ) ว่ามีความโปร่งใส มีความใส่ใจในความเป็นอยู่ของผู้พักอาศัยอย่างเต็มที่หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นด้านการบริหารงาน, การบริหารค่าใช้จ่าย, การควบคุมงานของคู่สัญญาต่างๆ เป็นต้น
ทั้งนี้ ถึงแม้ว่าผู้จัดการนิติบุคคลฯ จะต้องทำงานภายใต้การบริหารงานของคณะกรรมการฯ ซึ่งจะถูกแต่งตั้งขึ้นในที่ประชุมใหญ่นี้เช่นนี้ แต่หากเจ้าของร่วมพบว่าการบริหารงานของผู้จัดการนิติบุคคลฯที่ผ่านมานั้น ไม่เป็นที่น่าพอใจ หรือไม่โปร่งใส ก็อาจนำเสนอที่ประชุมใหญ่ฯพิจารณาร่วมกัน ในการถอดถอน และแต่งตั้งผู้จัดการนิติฯใหม่ ก็สามารถทำได้ โดยจะต้องใช้เสียงในการลงมติในการถอดถอน และแต่งตั้งผู้จัดการฯ ไม่น้อยกว่า 1 ใน 4 ของอัตราส่วนกรรมสิทธิ์ทั้งหมดของเจ้าของร่วม
3. รับรองรายงานสถานะการเงิน , งบประมาณประจำปี และการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีประจำปี
การศึกษาสถานะการใช้จ่ายของนิติบุคคลฯ จะสามารถทำให้เราเข้าใจการบริหารงานของนิติบุคคลได้มากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้เราสามารถแสดงความคิดเห็น/เสนอแนะแนวทางในการควบคุม หรือเพิ่มเติมค่าใช้จ่ายในส่วนต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในส่วนของคู่สัญญา เช่น จำนวนพนักงานรปภ/ อัตราค่าใช้จ่ายต่อหัว อยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสมรึไม่ , ค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคต่างๆ ของส่วนกลาง เช่น ค่าไฟฟ้า สามารถปรับลด หรือบริหารเวลาการเปิดปิดไฟส่วนต่าง ๆ เพิ่มขึ้นได้หรือไม่ เป็นต้น
สำหรับวาระการแต่งตั้งผู้ตรวจสอบบัญชีประจำปี เป็นไปตามข้อกำหนดของกฏหมาย เพื่อให้มีความโปร่งใสของนิติบุคคลฯในการบริหารบัญชีการเงิน (ซึ่งพรบ.อาคารชุดได้กำหนดเบื้องต้นให้นิติบุคคลฯจะต้องแสดงงบรับจ่ายรายเดือนของนิติบุคคลฯให้เจ้าของร่วมได้รับทราบ ภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน) การแต่งตั้งผู้สอบบัญชีนี้ จุดประสงค์หลักก็เพื่อให้มาทวนสอบการสรุปรายงานงบการเงินตลอดปีของนิติบุคคลฯที่ได้รายงานไปตลอดรอบบัญชี ว่ามีความถูกต้องหรือไม่ การพิจารณาเลือกผู้สอบบัญชี นั้น นอกจากเรื่องของราคาแล้ว เราอาจจะดูจากผลงานที่ผ่านๆ มาเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาได้
4. การแต่งตั้งคณะกรรมการนิติบุคคลอาคารชุด (ทุก 2 ปี)
เป็นการคัดเลือกตัวแทนของเจ้าของร่วมทั้งหมดภายในอาคารชุด มาเป็นตัวแทนในการควบคุม/บริหารจัดการนิติบุคคลฯ โดยสามารถแต่งตั้งได้จำนวนไม่น้อยกว่า 3 ท่าน และไม่เกิน 9 ท่าน โดยมีรอบการดำรงตำแหน่งคราวละ 2 ปี เจ้าของร่วม ควรศึกษาข้อมูลคร่าวๆ ของผู้สมัคร ว่ามีคุณสมบัติเหมาะสม ที่เราจะไว้วางใจให้บริหารงานของคอนโดที่เราพักอาศัยอยู่หรือไม่ เพราะเจ้าของร่วมจะต้องฝากความหวังส่วนใหญ่กับกรรมการที่ท่านเลือกตั้งขึ้นมาอย่างน้อย 2 ปี โดยทั่วไปฝ่ายจัดการฯ จะเชิญผู้สมัครเป็นคณะกรรมการฯ แนะนำข้อมูลของตนเอง คร่าวๆ กับที่ประชุมฯ ซึ่งหากท่านเจ้าของร่วมมีข้อซักถาม หรืออยากทราบข้อมูลใดๆ เพิ่มเติมจากผู้สมัคร ก็สามารถซักถามเพิ่มเติมได้ ก่อนลงมติเลือกตั้ง
5. การพิจารณาเรื่องอื่น ๆ
โดยในส่วนนี้เป็นหัวข้อ หรือวาระที่ผันแปรไปตามความเหมาะสมของแต่ละนิติบุคคลฯ เจ้าของร่วมอาจนำข้อเสนอแนะ หรือหัวข้อน่าสนใจอื่น ๆ มาร่วมหารือกันในที่ประชุมฯ เพื่อให้เป็นประโยชน์ในการบริหารงานทั้งในปัจจุบัน หรืออนาคตต่อไปได้
นอกจาก 5 วาระข้างต้นแล้ว สำหรับการประชุมใหญ่ครั้งแรก ยังมีอีก 2 วาระที่สำคัญไม่แพ้กันดังนี้
การรับรองข้อบังคับของนิติบุคคลฯ
สาระสำคัญส่วนมากจะเป็นไปตามเนื้อหาของมาตราต่างๆ ในพระราชบัญญัติอาคารชุดฯ แต่ก็มีบางส่วนที่ผันแปรไปตามความเหมาะสม หรือเป็นไปตามแนวทางและเจตนารมของทางเจ้าของโครงการที่วางไว้ เช่น อัตราค่าใช้จ่ายส่วนกลาง, รอบการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายส่วนกลาง, อัตราเงินกองทุนครั้งแรก รวมทั้งเงื่อนไขการชำระค่าใช้จ่ายส่วนกลาง และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของเจ้าของร่วม
ถึงแม้ว่าข้อบังคับฯ นั้น จะได้รับการตรวจสอบ และรับรองจดทะเบียนจากทางสำนักงานที่ดินแล้ว แต่เจ้าของร่วมก็ควรจะศึกษา ทำความเข้าใจในข้อบังคับทุกหมวด หากพบข้อสงสัย หรือข้อความใดๆ ที่ผิดปกติ ก็ควรนำมาซักถาม หรือนำเสนอ หารือร่วมกัน ก่อนที่จะพิจารณาลงมติรับรองในข้อบังคับนั้นๆ
การรับรองระเบียบพักอาศัย ของนิติบุคคลฯ
ระเบียบการพักอาศัยนี้จะถูกกำหนดให้สอดคล้องกับรูปแบบความเป็นอยู่ของคอนโดมิเนียมนั้นซึ่งถือเป็นกรอบกฏเกณฑ์ภายใน ที่ออกแบบขึ้นเพื่อควบคุมให้ผู้พักอาศัยอยู่ร่วมกันอย่างเป็นระเบียบ ทั้งนี้ หากท่านเจ้าของร่วม ศึกษาและเห็นว่าเนื้อหาของระเบียบนั้นๆ ไม่เหมาะสมกับลักษณะความเป็นอยู่ของคอนโดนั้น ๆ ก็อาจนำเสนอปรับเปลี่ยนแก้ไขได้ เช่น เวลาการเปิดปิดห้องออกกำลังกาย, สระว่ายน้ำ, การกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้บริหารสันทนาการส่วนกลางต่างๆ เช่น จำนวนผู้ที่สามารถใช้บริการของแต่ละประเภทห้องชุด, การกำหนดอัตราค่าปรับสำหรับผู้กระทำผิดระเบียบ เป็นต้น
สำหรับการประชุมในปีต่อๆ ไป พระราชบัญญัติอาคาร ชุด (ฉบับที่ 4) พ.ศ.2551 มาตรา 42/1 ระบุว่า ให้คณะกรรมการต้องจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญปีละหนึ่งครั้งภายในหนึ่งร้อยยี่สิบวันนับแต่วันสิ้นปีทางบัญชีของนิติบุคคลอาคารชุดเพื่อกิจการดังต่อไปนี้ (1) พิจารณาอนุมัติ งบดุล (2) พิจารณารายงานประจำปี (3) แต่งตั้งผู้สอบบัญชี (4) พิจารณาเรื่องอื่นๆ
จากตัวอย่างหัวข้อการประชุมที่ยกมา จะเห็นได้ว่าการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมนั้นมีความสำคัญมาก เพราะเป็นเหมือนเวที ในการแลกเปลี่ยน แสดงความคิดเห็น รวมถึงข้อร้องเรียนและข้อเสนอแนะต่างๆ จากเจ้าของร่วมทั้งหมด ดังนั้นเจ้าของร่วม ควรจะให้ความสนใจ ศึกษาข้อมูลต่างๆ ของคอนโดที่ตนถือครองอยู่ เพื่อนำมาช่วยกันหารือ แสดงความเห็น เพื่อปรับปรุงคุณภาพความเป็นอยู่ของอาคารให้มีคุณภาพสูงสุด